mua vật liệu xây dựng hạch toán

Trong hoạt động của các doanh nghiệp xây lắp và kinh doanh thương mại, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá thành công trình. Do đó, việc nắm vững quy trình mua vật liệu xây dựng hạch toán như thế nào cho chuẩn xác, đúng chuẩn mực kế toán và tối ưu hóa số thuế phải nộp là nhiệm vụ vô cùng quan trọng đối với kế toán viên. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cẩm nang chi tiết từ nguyên tắc, tài khoản sử dụng, hồ sơ chứng từ cần thiết cho đến định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư công trình theo quy định hiện hành.

Mục lục

Nguyên tắc và quy định khi hạch toán mua vật liệu xây dựng

Nguyên vật liệu xây dựng bao gồm rất nhiều chủng loại như cát, đá, xi măng, sắt thép, gạch ốp lát, sơn bả và các phụ gia hóa chất. Theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS 02 – Hàng tồn kho) cũng như Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, nghiệp vụ mua vật liệu xây dựng hạch toán phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc giá gốc.

Giá gốc của vật liệu xây dựng mua vào bao gồm: chi phí mua ghi trên hóa đơn, các loại thuế không được hoàn lại (nếu có), chi phí vận chuyển, bốc xếp, bến bãi, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc đưa vật liệu về trạng thái sẵn sàng sử dụng. Trường hợp doanh nghiệp nhận được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng mua, khoản này sẽ được giảm trừ trực tiếp vào giá gốc của lô vật tư đó.

Hệ thống tài khoản sử dụng trong hạch toán vật liệu xây dựng

Để theo dõi và ghi chép minh bạch các nghiệp vụ xuất nhập vật tư công trình, kế toán cần vận dụng linh hoạt hệ thống tài khoản kế toán nguyên vật liệu tương ứng với từng chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng:

Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu trong kho doanh nghiệp.
Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (Theo Thông tư 200): Dùng để tập hợp chi phí vật liệu sử dụng trực tiếp cho từng hạng mục, công trình xây lắp.
Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (Theo Thông tư 133): Doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng thông tư này sẽ tập hợp chi phí vật liệu trực tiếp thẳng vào tài khoản 154 (chi tiết theo từng công trình).
Tài khoản 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: Dùng để theo dõi số thuế giá trị gia tăng đầu vào của vật tư được khấu trừ.
Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán: Theo dõi các khoản công nợ phát sinh khi mua vật liệu xây dựng trả chậm hoặc công nợ nhà thầu phụ.
Các tài khoản thanh toán (111, 112): Phản ánh các khoản chi trả tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng ngay khi mua hàng.

Hồ sơ, chứng từ bắt buộc khi mua vật liệu xây dựng

Cơ quan thuế luôn kiểm tra rất khắt khe chi phí đầu vào của ngành xây dựng vì nguy cơ gian lận và sử dụng hóa đơn bất hợp pháp khá cao. Do đó, kế toán cần đảm bảo bộ chứng từ mua vật liệu xây dựng đầy đủ và hợp lệ trước khi tiến hành hạch toán:

Hợp đồng kinh tế mua bán vật liệu xây dựng có đầy đủ chữ ký, con dấu của hai bên đại diện theo pháp luật.
Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hợp pháp kèm bảng kê chi tiết tên, quy cách, số lượng vật tư.
Phiếu xuất kho từ bên bán và Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) của bên mua khi hàng về đến nơi.
Biên bản giao nhận hàng hóa tại chân công trình hoặc kho bãi, có xác nhận kiểm tra chất lượng của kỹ sư giám sát.
Biên bản nghiệm thu khối lượng vật tư đưa vào sử dụng thực tế (đối với trường hợp xuất thẳng cho công trình).
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ) đối với hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên.

Hướng dẫn chi tiết mua vật liệu xây dựng hạch toán theo từng trường hợp

Tùy thuộc vào phương thức giao nhận và mục đích sử dụng vật tư (nhập kho hay đưa thẳng vào thi công), kế toán sẽ lựa chọn phương pháp định khoản mua vật liệu xây dựng cho phù hợp với thực tế.

Trường hợp 1: Mua vật liệu xây dựng nhập kho

Đây là trường hợp doanh nghiệp mua vật tư số lượng lớn về lưu trữ tại kho trung tâm để phục vụ thi công dần hoặc phục vụ bán lẻ thương mại. Căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 152: Giá mua chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng.
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Có TK 111, 112: Nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Có TK 331: Nếu chưa thanh toán công nợ cho nhà cung ứng.

Trường hợp 2: Mua vật tư chuyển thẳng đến công trình không qua kho

Trong ngành xây dựng, để tiết kiệm tối đa chi phí bốc xếp và vận chuyển trung gian, các nhà thầu thường yêu cầu đơn vị cung ứng chở thẳng vật tư như cát, đá, bê tông tươi, gạch đến địa điểm thi công. Lúc này, quy trình mua vật liệu xây dựng hạch toán không thông qua TK 152 mà đưa trực tiếp vào chi phí công trình:

Đối với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200:

Nợ TK 621 (Chi tiết công trình A, B…): Giá trị vật tư chưa thuế.
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền thanh toán ghi trên hóa đơn.

Đối với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133:

Nợ TK 154 (Chi tiết vật liệu cho công trình tương ứng): Giá trị chưa thuế.
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền thanh toán.

Trường hợp 3: Phát sinh chi phí vận chuyển, bốc xếp khi mua vật liệu

Nếu trong hợp đồng kinh tế quy định bên mua phải chịu chi phí vận chuyển hoặc bốc dỡ vật tư từ bãi tập kết về công trình, kế toán phải cộng toàn bộ các khoản phát sinh này vào giá gốc vật liệu xây dựng mua vào:

Nợ TK 152 (hoặc TK 621, TK 154): Chi phí vận chuyển, bốc xếp chưa thuế.
Nợ TK 1331: Thuế GTGT của dịch vụ vận chuyển.
Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền thanh toán dịch vụ vận tải.

Trường hợp 4: Hạch toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua

Khi nhà thầu đặt mua vật tư khối lượng lớn đạt định mức doanh số, bên bán thường chiết khấu thương mại hoặc giảm giá do hàng lỗi, sai quy cách kỹ thuật đã cam kết. Nghiệp vụ hạch toán giảm giá vật tư được thực hiện như sau:

Nếu chiết khấu trừ trực tiếp trên hóa đơn mua: Kế toán chỉ cần ghi nhận theo giá thực trả sau khi đã trừ chiết khấu.
Nếu bên bán phát hành hóa đơn điều chỉnh chiết khấu sau:
- Nợ TK 111, 112, 331: Tổng số tiền chiết khấu được nhận lại hoặc cấn trừ công nợ.
- Có TK 152: Giảm giá trị vật tư tồn kho (nếu hàng vẫn ở trong kho).
- Có TK 621 / TK 154: Giảm chi phí công trình (nếu hàng đã đem đi sử dụng).
- Có TK 1331: Giảm số thuế GTGT đầu vào tương ứng với khoản chiết khấu.

Trường hợp 5: Hàng về trước, hóa đơn về sau

Thực tế tại các công trường thường xảy ra tình trạng vật tư được giao để kịp tiến độ thi công nhưng hóa đơn cuối tháng mới xuất. Lúc này, kế toán cần căn cứ vào phiếu cân xe, biên bản giao nhận và hợp đồng để tiến hành hạch toán tạm tính vật tư:

Trong tháng phát sinh:

Nợ TK 152 (hoặc TK 621, TK 154): Giá trị tạm tính chưa thuế theo hợp đồng.
Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp theo giá tạm tính.

Khi nhận được hóa đơn chính thức vào kỳ sau:

Nếu giá trên hóa đơn bằng giá tạm tính: Chỉ cần ghi nhận bổ sung thuế GTGT: Nợ TK 1331 / Có TK 331.
Nếu giá trên hóa đơn lệch so với giá tạm tính: Kế toán tiến hành điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị vật liệu/chi phí công trình và phản ánh đúng số thuế GTGT theo hóa đơn thực tế.

Những lưu ý sống còn để chi phí vật liệu xây dựng được trừ khi tính thuế TNDN

Để toàn bộ chi phí vật liệu được cơ quan Thuế chấp nhận là chi phí hợp lý hợp lệ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, phòng kế toán cần kiểm soát chặt chẽ các rủi ro sau:

Thứ nhất, vật liệu mua vào phải phù hợp với định mức tiêu hao vật liệu của hồ sơ dự toán công trình. Doanh nghiệp cần xây dựng định mức thi công cụ thể ngay từ đầu; nếu lượng vật tư thực tế vượt quá định mức dự toán mà không có biên bản giải trình sự cố kỹ thuật hợp lý, phần chi phí vượt sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Thứ hai, tuyệt đối không sử dụng hóa đơn từ các doanh nghiệp bỏ trốn hoặc có dấu hiệu rủi ro cao về thuế. Kế toán cần thường xuyên tra cứu tình trạng hoạt động của đối tác trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế trước khi tiến hành ký kết hợp đồng và thực hiện chuyển tiền mua hàng.

Thứ ba, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ quyết toán hoàn công bao gồm biên bản nghiệm thu từng giai đoạn và bảng tổng hợp khối lượng thi công có chữ ký xác nhận của đại diện chủ đầu tư, tư vấn giám sát và chỉ huy trưởng công trình.

Lựa chọn nhà cung ứng vật tư uy tín để đơn giản hóa công tác kế toán

Một trong những giải pháp tốt nhất giúp kế toán tiết kiệm thời gian và tránh các rủi ro pháp lý về hóa đơn là hợp tác với các nhà phân phối vật liệu xây dựng chuyên nghiệp, minh bạch về mặt pháp lý và có năng lực giao hàng nhanh chóng.

Để đảm bảo công trình luôn thi công đúng tiến độ với nguồn vật tư chất lượng cao, đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp phục vụ công tác thanh quyết toán, quý doanh nghiệp và nhà thầu nên tìm mua sản phẩm tại vật liệu xây dựng mạnh tài https://vlxdmanhtai.com/, nơi cung cấp giải pháp vật tư xây dựng đồng bộ, uy tín hàng đầu trên thị trường.

Bên cạnh yếu tố kỹ thuật và tài chính, việc thiết kế không gian xây dựng hợp phong thủy cũng đóng vai trò vô cùng cốt lõi đem lại sự thịnh vượng, hanh thông cho các công trình. Bạn đọc hãy theo dõi https://fengshui.info.vn/ để cập nhật thêm các kiến thức phong thủy ứng dụng thực tế và đón nhận giải pháp cân bằng năng lượng tuyệt vời cho ngôi nhà của mình.

🌐 Website: https://fengshui.info.vn/